Choisir un bon locataire est la décision la plus importante d’un bailleur bien plus que le choix du bien ou l’optimisation fiscale. Un excellent locataire transforme un investissement ordinaire en placement serein. Un mauvais locataire peut transformer le meilleur bien en source de stress, d’impayés et de procédures judiciaires longues et coûteuses.
Mais la sélection du locataire est encadrée par un droit très précis. Ce que vous pouvez demander, ce que vous pouvez exiger, ce que vous pouvez refuser tout est défini par la loi, et les erreurs peuvent vous exposer à des sanctions pénales pour discrimination.
Le cadre légal : ce que dit la loi Alur sur la sélection
La loi Alur et le décret du 5 novembre 2015
La sélection des locataires est encadrée par :
- La loi Alur du 24 mars 2014 et ses décrets d’application
- Le décret du 5 novembre 2015 qui fixe la liste exhaustive des documents que le bailleur peut demander
- La loi du 27 mai 2008 et l’article 1 de la loi du 6 juillet 1989 qui interdisent la discrimination locative
Le principe général : liberté encadrée
Le bailleur a le droit de choisir librement son locataire mais dans le respect de règles précises :
- Il ne peut demander que les documents listés par décret
- Il ne peut pas discriminer sur des critères illégaux
- Il doit appliquer les mêmes critères à tous les candidats
Le non-respect de ces règles est passible de sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende pour discrimination.
Ce que le bailleur peut légalement faire
- Exiger un niveau de revenus minimum (le critère des 3× le loyer est courant et légal)
- Préférer un locataire en CDI plutôt qu’en CDD à revenus équivalents
- Exiger une garantie (caution solidaire ou GLI/Visale)
- Refuser un candidat dont le dossier est incomplet
- Choisir le candidat dont le profil lui semble le plus solide parmi des profils comparables
Les documents que vous pouvez demander (liste légale)
La liste exhaustive du décret du 5 novembre 2015
Le décret du 5 novembre 2015 établit la liste exhaustive et limitative des documents qu’un bailleur (ou une agence mandatée) peut demander à un candidat locataire et à son garant. Demander des documents hors de cette liste est illégal.
Documents d’identité (1 seul document parmi)
- Carte nationale d’identité française en cours de validité
- Passeport en cours de validité
- Permis de conduire en cours de validité
- Document justifiant du droit au séjour pour les ressortissants étrangers (titre de séjour, visa, récépissé de demande de titre de séjour)
Justificatif de domicile actuel (1 seul document parmi)
- 3 dernières quittances de loyer (ou attestation de logement à titre gratuit)
- Dernière attestation d’assurance habitation
- Dernier avis de taxe foncière ou taxe d’habitation si propriétaire occupant
Justificatif d’activité professionnelle (selon la situation)
Pour un salarié :
- Contrat de travail en cours ou, à défaut, attestation de l’employeur précisant : l’emploi, la rémunération, la date d’entrée en fonctions
- Extrait Kbis de moins de 3 mois si chef d’entreprise ou gérant
Pour les travailleurs indépendants / professions libérales / gérants :
- Deux derniers bilans comptables certifiés ou, à défaut, attestation de revenu de l’expert-comptable ou de l’URSSAF
Pour les retraités :
- Titre de pension de retraite ou dernier bulletin de pension
Pour les étudiants / apprentis :
- Carte d’étudiant ou certificat de scolarité de l’année en cours ou certificat d’apprentissage
Pour les bénéficiaires de prestations sociales :
- Justificatif de versement des prestations sociales, allocations ou aides (CAF, Pôle emploi, etc.)
Justificatif de ressources (3 derniers documents parmi ceux qui correspondent à la situation)
Pour un salarié :
- Les 3 derniers bulletins de salaire
Pour un travailleur indépendant / professions libérales :
- Les 2 derniers bilans comptables certifiés
Pour un retraité :
- Le dernier bulletin de pension
Pour toute situation :
- Le dernier avis d’imposition (avis d’imposition N-1 ou N-2 selon la date de la demande)
Revenus complémentaires éventuels :
- Justificatif de versement des indemnités de chômage (ARE)
- Justificatif de versement des APL ou autres aides au logement
- Revenus fonciers : avis d’imposition mentionnant les revenus fonciers
Les documents que vous ne pouvez PAS demander
La liste des documents interdits
Le décret du 5 novembre 2015 est une liste positive et exhaustive tout ce qui n’y figure pas est interdit. En particulier, les documents suivants sont formellement interdits :
Documents d’identité supplémentaires :
- Photo d’identité ou selfie du candidat ❌
- Copie du livret de famille ❌
- Extrait de casier judiciaire ❌
Documents financiers et bancaires :
- Relevés de compte bancaire ❌
- Relevé d’identité bancaire (RIB) ❌ (sauf pour la mise en place du prélèvement automatique, après signature du bail)
- Attestation de bonne tenue de compte ❌
- Contrat de prêt immobilier ❌
Documents de santé et personnels :
- Carte vitale ou attestation de droits à l’assurance maladie ❌
- Dossier médical ou attestation de bonne santé ❌
- Attestation d’assurance vie ❌
Documents de situation personnelle :
- Certificat de grossesse ou état de grossesse ❌
- Certificat de mariage ou de PACS ❌
- Attestation de non-logement ❌
Documents liés à des tiers :
- Attestation de l’employeur que le locataire ne sera pas licencié ❌
- Autorisation de prélèvement automatique signée avant la signature du bail ❌
Les sanctions pour demande de documents interdits
Demander des documents non autorisés par le décret est passible d’une amende administrative et peut constituer une discrimination. Même si le candidat accepte de fournir ces documents, le bailleur qui les exige est dans l’illégalité.
Les critères légaux d’évaluation du dossier
Le critère principal : le rapport revenus/loyer
Le critère le plus couramment utilisé et légalement accepté est le rapport entre les revenus nets du candidat et le montant du loyer. La règle des 3 fois le loyer est une pratique de marché répandue qui n’a pas de base légale stricte mais est généralement acceptée par la jurisprudence comme un critère objectif non discriminatoire.
Application :
- Loyer CC : 680 €/mois
- Revenus minimum requis : 680 × 3 = 2 040 €/mois nets
Ce critère peut être adapté selon le profil du candidat et la garantie proposée :
- Un candidat à 2,5× le loyer mais avec une caution solidaire aux revenus de 4× le loyer est souvent acceptable
- Un candidat à 2,8× le loyer avec Visale activée est souvent préférable à un candidat à 3× le loyer sans garantie
La nature du contrat de travail
CDI (hors période d’essai) : profil de référence revenus stables, emploi sécurisé
Fonctionnaire titulaire : profil excellent sécurité de l’emploi maximale
CDI en période d’essai : profil à surveiller le contrat peut être rompu dans les premiers mois
CDD : profil à analyser selon la durée restante et l’historique de renouvellement
Intérimaire : profil risqué sauf si historique long dans la même mission
Auto-entrepreneur / indépendant : profil variable regardez les 2 derniers bilans
Étudiant : profil acceptable si caution parentale solide ou Visale
La cohérence du dossier
Un bon dossier locataire est un dossier cohérent : les bulletins de salaire correspondent à l’avis d’imposition de l’année précédente, le contrat de travail correspond à l’employeur sur les bulletins, l’adresse actuelle correspond au justificatif de domicile.
Les incohérences même mineures méritent d’être clarifiées avant de retenir le candidat.
L’historique locatif
Les quittances de loyer des 3 à 12 derniers mois sont le meilleur indicateur du comportement de paiement d’un locataire. Un candidat qui a toujours payé à temps est le signal le plus rassurant possible. L’absence de quittances (logement chez les parents, FMT, hébergement gratuit) n’est pas un signal négatif en soi mais mérite une explication.
La vérification de l’authenticité des documents
La fraude documentaire : une réalité à ne pas ignorer
La fraude aux dossiers locataires est en hausse. Les faux bulletins de salaire, les faux contrats de travail et les faux avis d’imposition sont facilement produits avec des outils informatiques courants. Un dossier « parfait » mérite parfois plus de suspicion qu’un dossier avec quelques lacunes.
Les signaux d’alerte de fraude documentaire
Sur les bulletins de salaire :
- Salaire net très élevé pour la fonction et le secteur indiqués
- Police d’écriture différente sur le même document
- Montant de salaire non cohérent avec l’avis d’imposition (un avis d’imposition ne peut pas être falsifié aussi facilement)
- Absence du logo ou de l’adresse de l’employeur
- Numéro de SIRET inexistant ou ne correspondant pas à l’entreprise
Sur l’avis d’imposition :
- Les revenus déclarés incohérents avec les bulletins de salaire fournis
- Mention « avis d’imposition non finalisé » ou « estimatif »
Sur le contrat de travail :
- Date d’embauche très récente (quelques semaines avant la candidature)
- Entreprise inconnue ou impossible à vérifier
- Clauses inhabituelles dans le contrat
Comment vérifier l’authenticité
Vérification de l’avis d’imposition :
L’avis d’imposition comporte un numéro de référence et un QR code (depuis 2019) qui permettent de vérifier son authenticité sur le site impots.gouv.fr. Cette vérification est simple, gratuite et très fiable.
Vérification de l’employeur :
Un simple appel à l’employeur (standard de l’entreprise) permet de vérifier si la personne travaille bien là. Vérifiez le numéro de téléphone indépendamment du document (ne pas appeler le numéro figurant dans la lettre si vous doutez).
DossierFacile :
La plateforme DossierFacile (voir section 8) certifie l’authenticité des avis d’imposition et des bulletins de salaire via une API connectée directement à l’administration fiscale. C’est la solution la plus simple et la plus fiable pour éviter les fraudes.
Vérification SIRET :
Le numéro de SIRET de l’employeur peut être vérifié gratuitement sur annuaire-entreprises.data.gouv.fr ou infogreffe.fr pour s’assurer que l’entreprise existe bien et correspond à l’activité déclarée.
Les signaux d’alerte à détecter
Les signaux d’alerte humains
Lors des échanges préalables :
- Refus de répondre aux questions de qualification de base (revenus, situation professionnelle, date de déménagement)
- Pression excessive pour visiter très vite ou signer immédiatement
- Demande de bail de très courte durée sans raison apparente
- Candidat qui change d’histoire sur sa situation professionnelle lors des échanges
Lors de la visite :
- Comportement irrespectueux envers le bien ou le bailleur
- Questions excessives sur les voisins, la copropriété, les règles de l’immeuble (peut indiquer des conflits de voisinage passés)
- Hésitation ou incohérence dans les réponses sur la situation professionnelle
Sur le dossier :
- Dossier fourni en quelques minutes (difficile si les documents sont authentiques et récents)
- Documents au format pdf sans possibilité de vérification
- Avis d’imposition de plus de 2 ans (à actualiser)
- Revenus qui correspondent exactement à 3× le loyer (coïncidence trop parfaite pour des revenus réels)
Les signaux d’alerte financiers
- Revenus variables avec une tendance à la baisse sur les 3 derniers bulletins
- Mentions de saisies ou de prélèvements inhabituels sur les documents fournis
- Emploi dans un secteur en difficulté notoire
- Dernier loyer très élevé par rapport aux revenus (le candidat était en situation financière tendue)
Ce qui n’est PAS un signal d’alerte
- Le fait d’être bénéficiaire d’APL ou d’autres aides au logement (les APL ne réduisent pas la solvabilité globale du locataire elles peuvent même rassurer sur la régularité du paiement si en tiers payant)
- Le fait d’être en CDD ou intérimaire (si les revenus sont suffisants et stables)
- Le fait d’être étranger (discriminatoire de le considérer comme risque)
La discrimination : ce qui est interdit et les sanctions
Les 26 critères de discrimination interdits
La loi interdit de refuser un locataire (ou de lui imposer des conditions différentes) sur la base de 26 critères protégés :
- Origine réelle ou supposée
- Sexe
- Situation de famille (célibataire, divorcé, avec enfants…)
- Grossesse
- Apparence physique
- Particulière vulnérabilité résultant de la situation économique
- Patronyme
- Lieu de résidence ou domiciliation bancaire
- État de santé
- Perte d’autonomie
- Handicap
- Caractéristiques génétiques
- Mœurs
- Orientation sexuelle
- Identité de genre
- Âge
- Opinions politiques
- Activités syndicales
- Appartenance ou non-appartenance à une ethnie
- Appartenance ou non-appartenance à une nation
- Appartenance ou non-appartenance à une religion
- Langue parlée
- Appartenance ou non-appartenance à une race (terme légal)
- Couleur de peau
- Situation de bénéficiaire de prestations sociales (APL, RSA, etc.)
- Domiciliation bancaire
Les pratiques discriminatoires courantes (et illégales)
- Annoncer « pas d’APL » ou « sans allocataires » dans une annonce ❌
- Refuser un locataire parce qu’il a un nom étranger ❌
- Demander une photo pour s’assurer de l’origine ethnique ❌
- Refuser une famille avec enfants (sous prétexte de bruit ou d’usure) ❌
- Appliquer des critères de revenus différents selon l’origine perçue ❌
- Refuser de louer à un handicapé ❌
Les sanctions
La discrimination locative est un délit pénal passible de :
- 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende en cas de discrimination caractérisée
- Des dommages et intérêts civils au profit du candidat discriminé
- L’action peut être engagée par le Défenseur des Droits ou par des associations agréées
Des tests de discrimination (testing) sont régulièrement réalisés par des associations et par les autorités un bailleur qui discrimine peut être pris en flagrant délit.
Comment refuser légalement un candidat
Pour refuser légalement un candidat, fondez votre refus uniquement sur des critères objectifs et liés au dossier :
- Revenus insuffisants (inférieurs à 2,5 fois le loyer)
- Situation professionnelle instable (CDD très court restant, chômage)
- Dossier incomplet ou incohérent
- Absence de garantie alors que vous en exigez une
Vous n’êtes pas tenu de justifier votre refus par écrit mais si vous le faites, assurez-vous que le motif est objectif et non discriminatoire.
DossierFacile : l’outil de l’État pour les dossiers certifiés
Qu’est-ce que DossierFacile ?
DossierFacile (dossier.gouv.fr) est un service gratuit de l’État (opéré par la DINUM : Direction Interministérielle du Numérique) qui permet aux candidats locataires de constituer leur dossier de location numérique et de le partager avec des bailleurs via un lien sécurisé.
Ce que DossierFacile certifie
La plateforme certifie l’authenticité de certains documents clés :
- L’avis d’imposition via une connexion directe avec la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) le montant des revenus déclarés est vérifié automatiquement
- Les bulletins de salaire via une API connectée aux données de l’URSSAF et de la DSN (Déclaration Sociale Nominative)
Une certification DossierFacile signifie que les données clés du dossier ont été vérifiées automatiquement par l’État ce qui réduit considérablement le risque de fraude documentaire.
Les avantages pour le bailleur
Gain de temps : le dossier est centralisé, numérique et partagé via un lien pas besoin de recueillir des documents épars
Sécurité accrue : les documents certifiés sont plus fiables qu’un scan PDF non vérifié
Conformité légale : DossierFacile est conçu pour ne collecter que les documents autorisés par le décret le bailleur est protégé
Comment l’utiliser
Mentionnez dans votre annonce : « Dossier DossierFacile bienvenu » ou « Merci de constituer votre dossier sur dossier.gouv.fr ». Les candidats sérieux et organisés apprécient généralement cette approche.
Comment choisir entre plusieurs candidats ?
La méthode de sélection objective
Quand vous recevez plusieurs candidatures qualifiées, la sélection finale doit reposer sur des critères objectifs, identiques pour tous et liés à la solvabilité et à la fiabilité. Voici une grille de notation simple :
| Critère | Pondération | Candidat A | Candidat B | Candidat C |
|---|---|---|---|---|
| Rapport revenus/loyer | 30 % | |||
| Type de contrat | 20 % | |||
| Stabilité de l’emploi (ancienneté) | 15 % | |||
| Qualité de la garantie (GLI/Visale/caution) | 20 % | |||
| Cohérence et complétude du dossier | 15 % |
Score 1 à 5 pour chaque critère, pondéré → score total /5
Ce système objective la décision et vous protège en cas de contestation (vous pouvez démontrer que le choix était fondé sur des critères objectifs).
Les cas d’égalité
Si deux candidats ont des profils similaires, les éléments de départage légaux incluent :
- La complétude et la qualité du dossier (le candidat le plus organisé sera souvent le meilleur locataire)
- La date de disponibilité (alignement avec votre calendrier)
- Le projet locatif (une personne qui cherche une location stable de 2-3 ans vs quelqu’un qui envisage de partir dans 6 mois)
Ce qui ne peut pas servir de départage :
- L’origine perçue
- Le sexe
- La situation familiale (enfants ou non)
- Tout autre critère discriminatoire
La règle d’or : documenter sa décision
Gardez une trace de vos critères de sélection et des candidatures reçues. En cas de contestation pour discrimination, pouvoir démontrer que vous avez appliqué les mêmes critères à tous les candidats et que votre choix final était fondé sur des éléments objectifs est votre meilleure protection.
L’approche Vestae sur la sélection des locataires
Notre philosophie : la rigueur sans la méfiance
Chez Vestae, la sélection des locataires est une étape que nous prenons aussi sérieusement que l’acquisition du bien. Notre conviction : un bon locataire, c’est 95 % de la gestion locative résolue.
Notre approche combine la rigueur dans l’analyse du dossier et la bienveillance dans les échanges avec les candidats. Un candidat solvable qui se sent respecté dans le processus de candidature est bien plus enclin à prendre soin du logement et à entretenir une relation locative de qualité.
Notre processus en 5 étapes
Étape 1 : La pré-qualification par messages
Avant toute visite, nous posons 4 questions de qualification : situation professionnelle, revenus nets, date souhaitée d’emménagement, nombre d’occupants. Cette étape filtre naturellement les candidats inadaptés sans discrimination.
Étape 2 : La visite avec recueil d’impression
Lors de la visite, nous formons une première impression sur le candidat : respect du logement, sérieux de la démarche, cohérence du projet. Ces éléments qualitatifs complètent l’analyse quantitative du dossier.
Étape 3 : L’analyse du dossier DossierFacile
Nous orientons systématiquement les candidats vers DossierFacile pour la constitution du dossier. L’analyse porte sur la cohérence de tous les documents et la certification des données clés.
Étape 4 : La vérification des points suspects
Pour tout point qui nous semble incohérent (salaire élevé pour le poste, entreprise inconnue, quittances d’une ville différente), nous effectuons une vérification simple : appel à l’employeur, vérification SIRET, validation de l’avis d’imposition sur impots.gouv.fr.
Étape 5 : La mise en place de la garantie
Pour tout candidat retenu, nous mettons en place la garantie adaptée au profil : Visale pour les moins de 30 ans, GLI pour les CDI stables, caution solidaire pour les profils intermédiaires.
Ce que nous recommandons aux bailleurs en direct
1. Ne jamais accélérer la sélection sous la pression de la vacance
Un logement vide 2 semaines supplémentaires coûte 350 €. Un mauvais locataire peut coûter 15 000 €. Prenez le temps de bien sélectionner.
2. Exiger un dossier complet avant toute visite
Les candidats sérieux acceptent de fournir leurs documents à l’avance. Ceux qui refusent ou « oublient » régulièrement les documents sont souvent les moins fiables.
3. Toujours vérifier l’avis d’imposition
C’est le document le plus difficile à falsifier et le plus fiable. En cas de doute sur les revenus, vérifiez le numéro de référence sur impots.gouv.fr.
4. Ne pas confondre « candidat sympathique » et « bon locataire »
L’amabilité d’un candidat lors de la visite n’est pas un critère de solvabilité. Certains très bons locataires sont discrets et peu démonstratifs. Certains mauvais payeurs sont extraordinairement charmants.
5. Mettre en place Visale systématiquement pour les profils éligibles
Pour tout candidat de moins de 30 ans ou salarié en mobilité, Visale est gratuite et offre une protection réelle contre les impayés et les dégradations. Il n’y a aucune raison de ne pas l’activer.
En résumé
Sélectionner un bon locataire est une compétence qui s’apprend et qui se structure. Ce qu’il faut retenir :
- La liste des documents exigibles est limitée par décret : pièce d’identité, justificatif de domicile, justificatif d’activité, 3 derniers bulletins de salaire, dernier avis d’imposition
- Les documents interdits sont nombreux : relevés bancaires, casier judiciaire, photo, carte vitale, livret de famille les exiger est illégal
- Le critère des 3× le loyer est le plus courant et légalement accepté comme objectif et non discriminatoire
- La vérification de l’authenticité est indispensable : vérification de l’avis d’imposition sur impots.gouv.fr, appel à l’employeur, contrôle du SIRET
- 26 critères de discrimination sont interdits : refuser sur ces critères est un délit pénal (3 ans d’emprisonnement, 45 000 € d’amende)
- DossierFacile certifie les documents clés via les bases de données de l’État c’est l’outil le plus fiable pour éviter les fraudes
- Documentez vos critères de sélection : grille de notation identique pour tous les candidats, trace écrite de votre décision
- Mettez en place Visale systématiquement pour les candidats éligibles c’est gratuit et protège efficacement contre les impayés
- Ne jamais confondre sympathie et solvabilité analysez le dossier avec méthode, pas avec intuition seule
- Prenez le temps de bien choisir : 2 semaines de vacance supplémentaire coûtent bien moins cher qu’un mauvais locataire
Vous souhaitez déléguer la sélection de vos locataires à des professionnels qui appliquent cette méthode rigoureusement ? Contactez Vestae, nous gérons l’ensemble du processus de mise en location et de sélection sur nos marchés du Grand Ouest.