L’état des lieux d’entrée est l’un des documents les plus importants du cycle locatif. C’est lui qui servira de référence au moment du départ du locataire pour établir les éventuelles dégradations imputables au locataire et justifier une retenue sur le dépôt de garantie. Un état des lieux d’entrée bien réalisé protège le bailleur. Un état des lieux bâclé ou incomplet peut lui coûter plusieurs milliers d’euros de dégradations non récupérables.
Et pourtant, l’état des lieux d’entrée est l’étape que les bailleurs bâclent le plus souvent soit par manque de temps, soit par méconnaissance de ce qu’il doit contenir, soit par excès de confiance dans le locataire.
Le cadre légal de l’état des lieux d’entrée
Une obligation légale pour tous les baux
L’état des lieux d’entrée est obligatoire pour tout contrat de bail d’habitation, qu’il s’agisse d’une location nue ou meublée, conformément à la loi du 6 juillet 1989 (article 3-2) et au décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 qui fixe les mentions obligatoires et les modalités de réalisation.
Il doit être établi de façon contradictoire c’est-à-dire en présence du bailleur ET du locataire (ou de leurs représentants). Un état des lieux réalisé unilatéralement par le bailleur sans la présence du locataire n’a pas de valeur légale.
Le formulaire obligatoire depuis 2016
Depuis le décret de 2016, l’état des lieux doit être réalisé sur un formulaire type dont les mentions obligatoires sont fixées par la loi. Ce formulaire doit comporter :
- La date d’établissement
- L’adresse du logement
- L’identité des parties (bailleur et locataire)
- L’adresse du bailleur ou de son mandataire
- La liste exhaustive des clés remises
- L’état descriptif de chaque pièce et équipement
- Les relevés des compteurs (eau, gaz, électricité)
- La signature des deux parties
Valeur probatoire de l’état des lieux
L’état des lieux d’entrée fait foi à la sortie du locataire. Si un dommage apparaît à la sortie qui n’était pas mentionné à l’entrée, le locataire est présumé en être responsable et le bailleur peut retenir une partie du dépôt de garantie pour couvrir les réparations.
À l’inverse, si l’état des lieux d’entrée signale un dommage existant (tache sur la moquette, fissure sur le mur), le bailleur ne pourra pas l’imputer au locataire sortant.
Si aucun état des lieux d’entrée n’a été réalisé : le logement est présumé avoir été remis en bon état. Le bailleur ne pourra pas retenir quoi que ce soit sur le dépôt de garantie, même si le logement est restitué dégradé.
Quand et comment convoquer le locataire
La date de l’état des lieux : le jour de la remise des clés
L’état des lieux d’entrée doit être réalisé le jour de la prise d’effet du bail c’est-à-dire le jour où les clés sont remises au locataire. Il ne peut pas être réalisé plusieurs jours après le début du bail.
La convocation du locataire : par écrit
Si le locataire ne se présente pas à l’état des lieux sans justification, le bailleur peut faire constater l’état du logement par un huissier de justice. Les frais d’huissier sont alors partagés entre bailleur et locataire.
La convocation doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique avec accusé réception, suffisamment à l’avance pour permettre au locataire de se préparer.
La présence d’un mandataire
Si l’une des parties ne peut pas être présente (bailleur éloigné, locataire empêché), elle peut se faire représenter par un mandataire muni d’un pouvoir écrit. L’état des lieux reste valable si le mandataire a bien été muni des pouvoirs adéquats.
La durée de l’état des lieux : prévoyez suffisamment de temps
Un état des lieux d’entrée bien réalisé prend du temps. Comptez :
- 30 à 45 minutes pour un studio ou T1
- 1h à 1h30 pour un T2 ou T3
- 1h30 à 2h pour un T4 ou T5
- 2h à 3h pour une grande maison
Ne sous-estimez pas le temps nécessaire. Un état des lieux fait à la va-vite est un état des lieux incomplet et donc inutilisable à la sortie.
Les documents à préparer avant la visite
Checklist de préparation avant l’état des lieux
Avant de vous rendre sur place pour l’état des lieux d’entrée, préparez :
Les documents administratifs :
- Le formulaire d’état des lieux (en 2 exemplaires ou sur application numérique)
- Une copie du bail signé
- La liste des équipements fournis (pour les locations meublées)
- Les diagnostics immobiliers (DDT) à remettre au locataire avec les clés
Les équipements pour la visite :
- Un appareil photo (ou smartphone avec bonne résolution) pour les photos
- Une lampe de poche (pour les coins sombres, les placards, sous les meubles)
- Un chargeur ou une ampoule de rechange pour tester les points électriques
- Un stylo et un carnet pour noter les remarques spontanées
Les relevés de compteurs :
- Relevé du compteur d’eau (eau froide et chaude si compteur individuel)
- Relevé du compteur d’électricité (index heures pleines et heures creuses)
- Relevé du compteur de gaz (si applicable)
- Numéros de compteurs à noter dans le formulaire
Les clés et accès :
- Toutes les clés à remettre (entrée principale, boîte aux lettres, cave, parking, local vélo)
- Badges d’accès et télécommandes de garage
- Codes d’accès (digicode, interphone)
La méthode pièce par pièce : la checklist complète
L’ordre de visite recommandé
Commencez par les parties communes et extérieures (hall d’entrée, escalier, caves, parking), puis visitez le logement dans un ordre logique : entrée → séjour → cuisine → chambres → salle de bain → WC → dégagements. Terminez par les compteurs.
Entrée et couloir
Sols :
□ Type de revêtement (parquet, carrelage, moquette, vinyle)
□ État général : bon / usage / mauvais
□ Taches, rayures, chocs, décollements
□ Propreté
Murs et plafond :
□ Type de revêtement (peinture, papier peint, enduit)
□ Couleur et état : bon / usage / mauvais
□ Traces, impacts, fissures, moisissures, taches d’humidité
Menuiseries (portes, fenêtres) :
□ Fonctionnement des portes (ouverture, fermeture, poignées, serrures)
□ État des huisseries et baguettes
Électricité :
□ Interrupteurs et prises fonctionnels
□ Luminaires présents et fonctionnels
Séjour et salle à manger
Les mêmes éléments que l’entrée, plus :
□ Cheminée (si présente) : état du foyer, conduit, tablette
□ Fenêtres : état du double vitrage, des joints, fermeture hermétique
□ Volets ou stores : fonctionnement, état des lames
□ Câble TV, prises antenne ou fibre
Cuisine
Équipements :
□ Plaques de cuisson (induction, gaz, vitrocéramique) : fonctionnement de chaque foyer
□ Four : fonctionnement, état intérieur, état de la vitre
□ Hotte aspirante : fonctionnement des vitesses, état des filtres
□ Réfrigérateur (si fourni) : fonctionnement, état des tiroirs et clayette, état des joints
□ Lave-vaisselle (si fourni) : fonctionnement, état intérieur
Plomberie :
□ Évier : fonctionnement des robinets, état de l’évier (rayures, chocs)
□ Évacuation : écoulement correct, absence d’odeurs
□ Meuble sous-évier : état de l’intérieur, absence d’humidité
Meubles et plans de travail :
□ État des facades et charnières des meubles
□ État du plan de travail : rayures, brûlures, décollements
Chambres
Pour chaque chambre :
□ Sol : état et propreté (parquet, moquette, carrelage)
□ Murs : état de la peinture ou du papier peint
□ Plafond : absence de taches, fissures, moisissures
□ Portes et fenêtres : fonctionnement
□ Placards (si présents) : état intérieur, fonctionnement des portes coulissantes
□ Prises et interrupteurs
□ Luminaires
Salle de bain
□ Baignoire ou douche : état de l’émail ou du bac, état des joints silicone, état des robinetteries
□ Lavabo : état de la céramique, robinetterie
□ Meuble vasque (si présent) : état des facades et de l’intérieur
□ Miroir (si fourni)
□ WC (si dans la salle de bain) : chasse d’eau fonctionnelle, état de la lunette, pas de fuite au niveau de la cuvette
□ Carrelage mural : état des joints, absence de fissures
□ Ventilation : grille de VMC présente et non obstruée
□ Robinets d’arrêt : accessibles et fonctionnels
WC (séparé)
□ Cuvette : état, propreté
□ Chasse d’eau : fonctionnement, débit
□ Abattant : présent et fonctionnel
□ Carrelage : état des joints
□ Porte : fermeture, verrou
Cave, parking, annexes
□ État du sol
□ État des murs
□ Porte d’accès : fonctionnement de la serrure ou du verrou
□ Présence de moisissures ou d’humidité
□ Luminaire fonctionnel
Les équipements à vérifier et tester
Règle d’or : testez chaque équipement en présence du locataire
Ne vous contentez pas de regarder testez. Chaque équipement doit être vérifié en fonctionnement devant le locataire. Ce qui ne fonctionne pas doit être noté dans l’état des lieux comme « défaillant » et le bailleur s’engage à le réparer avant ou après l’entrée.
Les équipements à tester systématiquement
Électricité générale :
- Disjoncteur général : localisation et fonctionnement
- Chaque interrupteur : allume/éteint correctement
- Chaque prise de courant : testez avec un chargeur de téléphone
- Chaque luminaire : ampoule présente et fonctionnelle
- Tableau électrique : état des disjoncteurs et des fusibles
Chauffage :
- Chaudière (si individuelle) : mise en marche, thermostat, vase d’expansion
- Radiateurs (électriques ou eau chaude) : fonctionnement, robinets thermostatiques
- Climatisation (si présente) : fonctionnement froid et chaud
- Convecteurs : tous les modes testés
Plomberie :
- Tous les robinets : ouverture, fermeture, pression correcte
- Chasse d’eau : remplissage dans les temps normaux
- Évacuations : écoulement sans lenteur anormale
- Chauffe-eau : eau chaude disponible (attendre quelques minutes)
- Robinets d’arrêt : identifiés et signalés
Équipements de cuisine :
- Plaques de cuisson : chaque foyer testé individuellement
- Four : fonctionnement des modes et du thermostat
- Hotte : chaque vitesse testée, état du filtre
- Réfrigérateur et congélateur : températures normales, joints d’étanchéité
- Lave-vaisselle : cycle de démarrage testé
Fermetures :
- Chaque serrure testée avec les clés correspondantes
- Chaque verrou et loquet
- Volets et stores : montée et descente
- Portails et portillons (si maison)
La photographie : indispensable et méthodique
Pourquoi les photos sont essentielles
Les photos constituent la preuve visuelle de l’état du logement à l’entrée. Sans elles, une dispute sur l’existence d’une tache, d’une rayure ou d’une fissure est invérifiable. Avec elles, la comparaison entrée/sortie est objective et incontestable.
Les photos prises lors de l’état des lieux d’entrée doivent être datées automatiquement par l’appareil ou l’application utilisée.
La méthode photographique recommandée
Photographiez de façon systématique :
- Chaque pièce en vue d’ensemble (4 angles minimum par pièce)
- Chaque dégradation existante (signalée dans le formulaire) en plan rapproché
- Chaque équipement important (cuisine, salle de bain, chauffage)
- Les relevés des compteurs (avec les chiffres clairement lisibles)
- Les clés et badges remis (en plan rapproché avec les étiquettes visibles)
- L’entrée de l’immeuble, la boîte aux lettres, le parking
Ce qu’il ne faut pas faire :
- Prendre uniquement des photos des dégradations et oublier les parties en bon état : si une dégradation apparaît à la sortie dans une zone non photographiée à l’entrée, vous ne pouvez pas prouver qu’elle n’existait pas
- Prendre des photos floues ou mal éclairées : utilisez le flash ou un éclairage artificiel dans les zones sombres
La conservation des photos
Les photos doivent être conservées pendant toute la durée du bail et au minimum 3 ans après la restitution du dépôt de garantie. Utilisez un service de stockage en ligne (Google Drive, Dropbox) horodaté pour garantir la traçabilité.
Si vous utilisez une application d’état des lieux numérique (Flatlooker, Checkinnow, iXiGest…), les photos sont automatiquement intégrées au rapport et horodatées.
Les mentions obligatoires dans le formulaire
Ce que le formulaire doit impérativement contenir
Le décret de 2016 fixe la liste des mentions obligatoires. Voici ce qui doit figurer dans votre formulaire d’état des lieux d’entrée :
Informations générales :
- Date de l’état des lieux
- Type d’état des lieux (entrée)
- Adresse complète du logement
- Identité et adresse du bailleur (ou du mandataire)
- Identité du (ou des) locataire(s)
Description du logement :
- Type de logement (appartement, maison, studio…)
- Surface habitable (si connue)
- Liste des pièces composant le logement
Pour chaque pièce et partie du logement :
- Type de revêtement des sols, murs et plafond
- État de chaque revêtement : neuf / bon / d’usage / mauvais (avec descriptions précises)
- État de chaque menuiserie, ouvrant, vitrage
- État de chaque équipement
Relevés de compteurs :
- Eau froide : numéro de compteur + index
- Eau chaude (si compteur individuel) : numéro + index
- Électricité (HP/HC si applicable) : numéro + index
- Gaz : numéro + index
Inventaire des clés remises :
- Nombre et type de chaque clé (entrée, boîte aux lettres, cave, parking…)
- Nombre de badges d’accès
- Télécommandes (garage, portail)
Signatures :
- Signature du bailleur (ou mandataire) avec date
- Signature du(des) locataire(s) avec date
La qualification précise de l’état : évitez les termes vagues
Le formulaire doit utiliser des qualifications précises et descriptives pour chaque élément. Voici comment graduez correctement l’état :
| Qualification | Signification |
|---|---|
| Neuf | Jamais utilisé, aucune trace d’usure |
| Très bon état | Très légères traces d’usage, parfaitement fonctionnel |
| Bon état | Usure normale pour l’ancienneté du logement |
| État d’usage | Usure visible mais normale, quelques marques sans gravité |
| Mauvais état | Dégradation notable, réparation nécessaire |
Évitez les termes trop vagues comme « correct » ou « passable » qui peuvent être interprétés différemment par le bailleur et le locataire lors du départ.
La signature et la remise des clés
La signature : simultanée et éclairée
L’état des lieux d’entrée est signé par les deux parties bailleur et locataire en présence l’une de l’autre, après que la visite complète a été effectuée. Chaque partie conserve un exemplaire original signé des deux parties.
Ne demandez jamais au locataire de signer avant la visite la signature doit intervenir après que les deux parties ont parcouru l’ensemble du logement et sont d’accord avec le contenu du document.
Les réserves du locataire
Le locataire peut émettre des réserves sur certains points de l’état des lieux s’il estime que l’état décrit ne correspond pas à la réalité. Ces réserves doivent être notées dans le formulaire avant la signature ou dans un délai de 10 jours calendaires après la signature, par lettre recommandée.
Si le locataire émet une réserve pertinente sur un point que vous avez insuffisamment documenté, prenez-en acte : inscrivez la réserve et complétez la description. Refuser d’inscrire les réserves du locataire fragilise l’état des lieux.
La remise des clés
La remise des clés est le signal que le bail commence. Elle intervient après la signature de l’état des lieux (pas avant). Remettez toutes les clés et accès en échange d’un accusé de réception signé du locataire.
L’envoi d’un exemplaire signé par voie électronique
Si l’état des lieux est réalisé sur support numérique (application), l’envoi par voie électronique d’un exemplaire au locataire est valable à condition que le locataire ait consenti à recevoir les documents par voie électronique. La date d’envoi doit être conservée.
Les erreurs les plus fréquentes et comment les éviter
Erreur n°1 : Un état des lieux trop vague et non précis
« Bon état général » pour toute la pièce c’est la formulation la plus fréquente et la plus inutile. Que signifie « bon état général » pour un mur ? Pour un parquet ? Pour une chaudière ? Ces formulations vagues sont inopposables au locataire à la sortie.
Solution : décrivez précisément chaque élément « Parquet en chêne clair, rayure de 5 cm sur le côté droit de la pièce, visible depuis l’entrée », « Murs peints en blanc cassé, légère trace grise au-dessus de la prise à droite de la fenêtre. »
Erreur n°2 : Oublier de noter les dégradations existantes
Si vous ne notez pas une tache existante sur le carrelage ou une fissure sur le mur, vous ne pourrez pas prouver qu’elles existaient à l’entrée. Si le locataire part et que la tache est toujours là, il pourra arguer qu’elle existait avant et vous ne pourrez pas le contredire.
Solution : soyez exhaustif. Notez toutes les dégradations existantes, même mineures. Ce n’est pas « accuser » le locataire c’est documenter la réalité.
Erreur n°3 : Ne pas prendre de photos
Un formulaire bien rempli sans photos est incomplet. La photo est la preuve irréfutable. Sans elle, une dispute verbale entre bailleur et locataire sur l’état d’un carrelage est invérifiable.
Solution : photographiez systématiquement toutes les pièces en vue d’ensemble et tous les points signalés dans le formulaire.
Erreur n°4 : Réaliser l’état des lieux en l’absence du locataire
Un état des lieux réalisé par le bailleur seul (même avec des photos) n’a pas de valeur légale contradictoire. Le locataire peut le contester entièrement.
Solution : si le locataire ne peut pas être présent, faites appel à un huissier pour un constat contradictoire ou demandez au locataire un mandataire écrit.
Erreur n°5 : Ne pas tester les équipements
Constater qu’un four « est présent » sans le tester ne prouve pas qu’il fonctionnait à l’entrée. Si le four est défaillant à la sortie, comment prouver que c’est la faute du locataire s’il ne fonctionnait peut-être déjà pas à l’entrée ?
Solution : testez chaque équipement en présence du locataire. Notez ceux qui fonctionnent et ceux qui ne fonctionnent pas. Engagez-vous par écrit à réparer les équipements défaillants dans un délai raisonnable.
Erreur n°6 : Oublier les relevés de compteurs
Sans relevé des compteurs à l’entrée, il est impossible de calculer les consommations du locataire ni de régulariser les charges. En cas de litige sur les consommations, l’absence de relevé d’entrée affaiblit considérablement votre position.
Solution : relevez et photographiez tous les compteurs (eau froide, eau chaude, électricité, gaz) avec les numéros de compteur clairement lisibles.
Erreur n°7 : Ne pas conserver les documents
Un état des lieux perdu 2 ans après l’entrée est inutilisable à la sortie. Ni le bailleur ni le locataire ne s’en souvient exactement.
Solution : numérisez et archivez immédiatement. Envoyez une copie par email daté à vous-même et au locataire. Utilisez une application numérique qui conserve automatiquement les données.
L’approche Vestae sur les états des lieux
Chez Vestae, l’état des lieux d’entrée est une étape que nous gérons systématiquement avec la même rigueur pour chaque bien que nous mettons en location que ce soit pour nos propres mandants ou pour nos clients investisseurs.
Notre méthode en 5 points
1. Un formulaire numérique avec photos intégrées
Nous n’utilisons plus les formulaires papier. Nos états des lieux sont réalisés sur application numérique (type Checkinnow ou Flatlooker) qui génère automatiquement un rapport PDF horodaté avec photos intégrées. Ce rapport est envoyé simultanément au bailleur et au locataire par email dans les heures suivant la visite.
2. Deux heures minimum pour un T2 ou T3
Nous ne réalisons jamais un état des lieux à la va-vite. Pour un T2 ou T3, nous prévoyons systématiquement 1h30 à 2h. Cette durée nous permet de documenter chaque pièce avec précision et de tester chaque équipement.
3. Toujours en présence du locataire
Nous ne réalisons jamais d’état des lieux unilatéral. Si le locataire ne peut pas être présent, nous reportons la date ou faisons appel à un huissier mandaté par nos soins.
4. Une description granulaire de chaque élément
Nos états des lieux ne comportent jamais la mention « bon état général ». Chaque surface, chaque équipement et chaque dégradation est décrit avec précision taille de la tache, localisation dans la pièce, nature du dommage.
5. La remise du rapport au locataire dans les 24h
Le locataire reçoit le rapport définitif de l’état des lieux dans les 24h suivant la visite. Ce délai lui laisse le temps de formuler des réserves éventuelles (dans les 10 jours légaux) tout en gardant l’état du logement frais en mémoire.
Pourquoi l’état des lieux est un investissement, pas une formalité
Un état des lieux d’entrée bien réalisé peut économiser plusieurs milliers d’euros à la sortie. Une retenue sur dépôt de garantie bien justifiée par un état des lieux précis (avec photos datées) est rarement contestée. Une retenue sans état des lieux solide est systématiquement contestée.
En résumé
L’état des lieux d’entrée est le document le plus important du cycle locatif et le plus souvent bâclé. Ce qu’il faut retenir :
- C’est une obligation légale pour tous les baux, réalisée contradictoirement (bailleur + locataire ensemble)
- Le formulaire type depuis 2016 impose des mentions précises n’utilisez pas de formulaire approximatif
- Testez chaque équipement en présence du locataire fonctionnement confirmé et noté dans le document
- Photographiez tout chaque pièce en vue d’ensemble, chaque dégradation en gros plan, les compteurs
- Soyez précis dans les descriptions « bonne état général » est inutilisable à la sortie
- Notez toutes les dégradations existantes y compris les mineures pour vous protéger à la sortie
- Relevez les compteurs numéro et index pour l’eau, l’électricité et le gaz
- Conservez tout numériquement avec horodatage et envoi par email daté
- Prévoyez suffisamment de temps 1h30 minimum pour un T2/T3
- Un bon état des lieux d’entrée = votre meilleure protection à la sortie du locataire
Vous souhaitez investir dans le Grand Ouest avec la garantie que chaque état des lieux est réalisé avec la rigueur nécessaire ? Contactez Vestae, nous gérons l’ensemble du processus locatif, de la mise en location à la restitution du dépôt de garantie.