En tant que bailleur, vous supportez chaque année de nombreuses dépenses liées à votre bien locatif : eau, entretien des parties communes, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, entretien de l’ascenseur… Certaines de ces dépenses sont à votre charge exclusive. D’autres peuvent légalement être récupérées sur votre locataire, sous forme de provisions mensuelles puis de régularisation annuelle.
La distinction entre charges récupérables et charges non récupérables est fixée par un décret du 26 août 1987, qui établit une liste limitative des postes pouvant être imputés au locataire. Tout ce qui ne figure pas dans ce décret reste à la charge du bailleur et toute tentative de récupérer une charge non prévue peut être contestée par le locataire.
Maîtriser cette liste, c’est à la fois protéger vos droits en tant que bailleur et éviter les litiges qui surviennent trop souvent à l’occasion de la régularisation annuelle.
Qu’est-ce qu’une charge récupérable ?
Une charge récupérable (aussi appelée charge locative) est une dépense initialement payée par le bailleur ou prélevée directement par le syndic de copropriété qui peut légalement être refacturée au locataire, en tout ou partie, parce qu’elle profite directement à l’usage du logement ou des parties communes.
Le principe général
Le locataire occupe et utilise le logement. À ce titre, il prend en charge les dépenses d’entretien courant et de consommation liées à cet usage. Le bailleur, lui, assume les dépenses de gros entretien, de réparation structurelle et d’amélioration du bien.
Cette répartition est définie par la loi du 6 juillet 1989 et précisée par le décret de 1987. Elle ne peut pas être modifiée par une clause du bail toute clause contraire est réputée non écrite.
Deux modes de facturation
Les charges récupérables sont facturées au locataire selon deux modalités :
- Provisions sur charges : le locataire verse chaque mois un acompte sur les charges prévisionnelles. Ce système est obligatoire en location nue (sauf accord pour forfait en meublé)
- Forfait de charges : uniquement possible en location meublée. Le montant est fixé une fois pour toutes et n’est pas régularisé. Simple mais risqué pour le bailleur si les charges réelles dépassent le forfait
Le décret du 26 août 1987 : le texte de référence
Le décret n°87-713 du 26 août 1987 est le texte fondamental en matière de charges locatives. Il établit une liste limitative des charges que le bailleur peut récupérer sur le locataire.
Une liste limitative, pas indicative
C’est le point crucial : la liste du décret de 1987 est exhaustive. Le bailleur ne peut récupérer que ce qui y figure expressément. S’il tente de refacturer une dépense absente de cette liste même si elle semble logiquement liée à l’usage du logement, le locataire peut la contester et obtenir son remboursement.
Les grandes catégories du décret
Le décret organise les charges récupérables en plusieurs grandes catégories :
- Les ascenseurs et monte-charge
- Les eau froide, eau chaude et chauffage collectif
- Les installations individuelles (chauffage individuel, eau chaude individuelle)
- Les parties communes intérieures (nettoyage, éclairage, entretien)
- Les espaces extérieurs (jardins, voiries, aires de stationnement)
- Les hygiène (désinsectisation, désinfection)
- Les équipements divers (interphone, antenne collective, vide-ordures)
- Les impositions (taxe d’enlèvement des ordures ménagères)
Nous détaillons ci-dessous chacune de ces catégories.
Les charges récupérables en immeuble collectif
C’est le cas le plus courant pour les investisseurs en appartement. Voici le détail des charges récupérables dans ce contexte.
Eau froide et eau chaude
- Eau froide : consommation des parties communes (nettoyage, arrosage) et, si compteur collectif, quote-part de la consommation du logement
- Eau chaude collective : consommation de l’eau chaude produite par une installation collective
- Robinetterie : entretien et remplacement des joints, clapets et presse-étoupe des robinets collectifs
- Canalisations : dégorgement des canalisations, fosses d’aisances (dans les parties communes)
Chauffage et eau chaude collectifs
- Combustible : achat du combustible (fuel, gaz) pour la chaufferie collective
- Électricité : alimentation électrique de la chaufferie et des équipements de chauffage collectif
- Entretien courant : nettoyage des appareils, vérification des organes de sécurité, réglage de la combustion
- Contrat d’entretien de la chaudière collective : la part correspondant à l’entretien courant (pas aux grosses réparations)
Ascenseurs et monte-charge
- Électricité : alimentation électrique de l’ascenseur
- Entretien courant : vérification périodique, réglage, nettoyage de la cabine
- Menues réparations : remplacement des petites pièces d’usure (ampoules, contacteurs, fusibles)
- Contrat d’entretien ascenseur : quote-part de la maintenance préventive
Attention : le remplacement d’une cabine d’ascenseur, la réfection de la machinerie ou les mises aux normes lourdes ne sont pas récupérables c’est à la charge du bailleur/copropriété.
Parties communes intérieures
- Nettoyage : produits d’entretien, matériel (balais, serpillières, aspirateurs), rémunération de la gardienne ou du prestataire de ménage des parties communes
- Éclairage : électricité des parties communes (entrée, couloirs, escaliers, parkings)
- Entretien courant : réparation des interrupteurs, ampoules, minuteries
- Tapis et paillassons : entretien et remplacement (si usage collectif)
Hygiène
- Désinsectisation et dératisation des parties communes
- Désinfection ponctuellement nécessaire (traitement d’une installation sanitaire collective)
Les charges récupérables en maison individuelle
Lorsque vous louez une maison individuelle, les charges récupérables sont différentes : il n’y a pas de parties communes ni d’équipements collectifs. Le locataire utilise l’ensemble du bien, et la répartition est plus simple.
Ce que le locataire prend en charge en maison individuelle
- Eau : consommation d’eau froide et chaude (sur relevé de compteur individuel), entretien des robinets, joints, chasses d’eau
- Chauffage individuel : entretien annuel obligatoire de la chaudière individuelle (contrat d’entretien), nettoyage du brûleur, ramonage des conduits si chaudière à gaz ou fuel
- Jardin : entretien courant du jardin si privatif (tonte, taille des haies, désherbage). À distinguer des grosses interventions (abattage d’arbre, travaux de terrassement) qui restent à la charge du bailleur
- Gouttières : nettoyage annuel si l’accès est raisonnable c’est une réparation locative d’entretien
- Taxe d’enlèvement des ordures ménagères : récupérable en totalité
- Fosse septique : vidange si la maison est en assainissement non collectif
Ce qui reste à la charge du bailleur en maison individuelle
- La toiture (réparations, étanchéité, remplacement de tuiles en grande quantité)
- La structure (murs porteurs, fondations)
- Les réseaux enterrés (canalisations principales, raccordement au tout-à-l’égout)
- Le remplacement de la chaudière en fin de vie
- Les travaux d’isolation ou de mise aux normes imposés par la réglementation
Les charges liées aux équipements communs
L’interphone et le contrôle d’accès
- Électricité de fonctionnement de l’interphone ou du digicode
- Entretien courant et remplacement des petites pièces (platines, combinés)
- Le remplacement complet du système (installation d’un nouveau portier vidéo, par exemple) n’est pas récupérable
L’antenne collective et le câblage
- Entretien courant de l’antenne collective de télévision
- Remplacement des fusibles et petites réparations
- L’installation d’une nouvelle antenne ou d’un système fibre n’est pas récupérable
Le vide-ordures
- Nettoyage et désinfection réguliers
- Entretien courant du mécanisme
- Remplacement de la colonne entière : non récupérable
Le parking et les espaces extérieurs
- Nettoyage des voies de circulation et aires de stationnement
- Éclairage des parties extérieures communes
- Entretien des espaces verts collectifs : tonte, taille, arrosage
- Produits de traitement des allées (désherbant, sel en hiver)
- Les gros travaux de voirie (réfection d’une allée en enrobé, création d’un parking) restent à la charge du bailleur/copropriété
La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM)
C’est l’une des charges les plus systématiquement récupérées et l’une des plus méconnues dans ses modalités.
Principe
La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) est une composante de la taxe foncière. Elle est payée par le propriétaire bailleur, mais elle est intégralement récupérable sur le locataire, car elle correspond à un service dont le locataire est le bénéficiaire direct.
Modalités de récupération
La TEOM peut être récupérée de deux façons :
- Intégrée aux provisions sur charges mensuelles versées par le locataire, puis régularisée en fin d’année
- Facturée en une fois lors de la réception de la taxe foncière, avec justificatif
Dans les deux cas, vous devez être en mesure de justifier le montant exact de la TEOM figurant sur votre avis de taxe foncière. Elle y est mentionnée distinctement du reste de la taxe foncière.
Attention : seule la TEOM est récupérable sur le locataire. Le reste de la taxe foncière (taxe sur le bâti, taxe sur le terrain) reste exclusivement à la charge du bailleur même si le montant est important.
Les frais de gestion de la TEOM
Une fraction des frais de gestion liés à la collecte des ordures ménagères peut également être récupérée. Sur l’avis de taxe foncière, un montant correspondant aux « frais de gestion » est mentionné en complément de la TEOM il est lui aussi récupérable.
Ce qui n’est PAS récupérable sur le locataire
C’est souvent là que les litiges surgissent. De nombreux bailleurs, de bonne foi, tentent de récupérer des charges qui ne figurent pas dans la liste du décret de 1987. Voici les postes les plus fréquemment concernés.
La taxe foncière (hors TEOM)
Sauf la TEOM, la taxe foncière est intégralement à la charge du bailleur. Il est illégal de la refacturer au locataire, même partiellement.
Les frais de gestion locative
Honoraires d’une agence immobilière pour la gestion du bien, frais de mise en location, frais de rédaction du bail : ces coûts sont supportés par le bailleur et ne peuvent en aucun cas être imputés au locataire.
L’assurance propriétaire non occupant (PNO)
L’assurance du bailleur sur le bien (garantissant sa responsabilité civile en tant que propriétaire) est à sa charge exclusive. Elle ne figure pas dans les charges récupérables.
Les grosses réparations et travaux structurels
- Réfection de toiture
- Ravalement de façade
- Remplacement d’une chaudière collective en fin de vie
- Mise aux normes électriques imposée par la réglementation
- Travaux d’isolation ou d’amélioration énergétique
Ces dépenses valorisent le patrimoine du bailleur elles sont à sa charge, même si elles profitent indirectement au locataire en réduisant ses consommations.
Les honoraires du syndic de copropriété liés à la gestion courante
Une partie seulement des honoraires du syndic est récupérable spécifiquement la part correspondant aux missions directement liées à l’entretien des parties communes. Les honoraires de gestion administrative et comptable de la copropriété ne sont pas récupérables.
La prime d’assurance de l’immeuble (assurance copropriété)
La prime d’assurance de l’immeuble (multirisque immeuble souscrite par le syndic) n’est pas récupérable sur le locataire. C’est une charge de copropriété supportée par les copropriétaires.
Les travaux d’amélioration décidés en assemblée générale
Si la copropriété vote des travaux d’amélioration (installation d’un ascenseur là où il n’y en avait pas, création d’un local vélos, végétalisation de la toiture…), les appels de fonds correspondants sont à la charge des copropriétaires pas des locataires.
Comment fixer les provisions sur charges ?
En location nue, les charges sont obligatoirement récupérées via des provisions mensuelles, dont le montant est fixé en accord avec le locataire lors de la signature du bail.
Le principe des provisions
Les provisions sur charges sont une avance mensuelle versée par le locataire pour couvrir les charges prévisionnelles de l’année. Elles doivent être :
- Réalistes : fondées sur les dépenses réelles de l’année précédente ou sur une estimation sérieuse pour un bien nouvellement loué
- Régularisées chaque année : après présentation des justificatifs, le bailleur calcule la différence entre les provisions versées et les charges réelles
Comment estimer le bon montant
Pour un appartement en copropriété :
- Récupérez auprès du syndic le budget prévisionnel de la copropriété et la répartition des charges locatives (la part qui peut être récupérée sur le locataire)
- Ajoutez la TEOM de l’année précédente (mentionnée sur la taxe foncière)
- Pour une maison individuelle, estimez le coût de l’entretien de la chaudière, de l’eau et des espaces verts
Exemple pour un T2 en copropriété :
| Poste | Montant annuel estimé |
|---|---|
| Eau froide (consommation parties communes) | 80 € |
| Chauffage collectif (quote-part locataire) | 480 € |
| Nettoyage et éclairage parties communes | 120 € |
| Ascenseur (entretien + électricité) | 96 € |
| TEOM | 150 € |
| Total annuel | 926 € |
| Provision mensuelle | 77 €/mois |
Ajuster les provisions en cours de bail
Si les charges réelles s’avèrent significativement différentes des provisions (+ ou −), le bailleur peut demander une révision des provisions en cours d’année, à condition de justifier la demande par un décompte de charges.
La régularisation annuelle des charges : mode d’emploi
La régularisation est l’étape clé et la plus source de litiges. Elle consiste à comparer les provisions versées par le locataire et les charges réelles, et à effectuer l’ajustement correspondant.
Le calendrier de la régularisation
La régularisation doit être effectuée au moins une fois par an. En copropriété, elle intervient généralement après l’assemblée générale annuelle et l’approbation des comptes de la copropriété, soit en général au cours du 1er semestre de l’année suivante.
Les documents à fournir au locataire
Le bailleur doit adresser au locataire :
- Le décompte des charges détaillé, poste par poste
- Les justificatifs des dépenses : factures, relevés de compteur, décompte du syndic
En copropriété, le bailleur est tenu de mettre à disposition du locataire (pas nécessairement de lui envoyer systématiquement) le récapitulatif des charges de copropriété pendant 6 mois après l’envoi du décompte.
Le calcul de la régularisation
Montant à régulariser = Charges réelles récupérables − Provisions versées dans l’année
- Si le résultat est positif : le locataire doit un complément au bailleur
- Si le résultat est négatif : le bailleur doit rembourser le trop-perçu au locataire
Les délais de prescription
Le droit à régularisation se prescrit 3 ans à compter de la date à laquelle les charges auraient dû être régularisées. Passé ce délai, le bailleur perd le droit de réclamer un complément — et le locataire perd le droit de réclamer un remboursement de trop-perçu.
Conseil Vestae : ne laissez pas s’accumuler plusieurs années de régularisation non effectuée. Un rappel de 3 ans de charges peut représenter une somme importante et générer un litige difficile à gérer.
Les erreurs fréquentes des bailleurs sur les charges
Récupérer des charges non prévues par le décret de 1987
C’est l’erreur la plus classique. Intégrer dans les provisions des postes comme la prime d’assurance immeuble, les honoraires de syndic pour la gestion administrative, ou les travaux d’amélioration décidés en AG expose le bailleur à une contestation du locataire et à un remboursement des sommes indûment perçues.
Ne jamais régulariser les charges
Certains bailleurs préfèrent éviter la complexité de la régularisation annuelle et laissent les provisions s’accumuler sans jamais les ajuster. C’est une erreur doublement dommageable : en cas de sous-estimation des provisions, le bailleur supporte lui-même la différence ; en cas de surestimation, il détient un trop-perçu qui lui sera réclamé avec intérêts.
Régulariser sans justificatifs
Une régularisation qui ne s’appuie pas sur des justificatifs (factures, décompte syndic) est contestable par le locataire. Conservez systématiquement tous les documents pendant au moins 3 ans après la régularisation.
Fixer des provisions forfaitaires déconnectées de la réalité
Des provisions trop basses (pour rendre l’offre plus attractive) génèrent inévitablement un rappel important lors de la régularisation source de tension avec le locataire et parfois de refus de payer. Mieux vaut fixer des provisions réalistes dès le départ.
Confondre charges locatives et réparations locatives
Les charges locatives (eau, entretien, TEOM…) sont récupérables via les provisions. Les réparations locatives (remplacement d’un joint, d’une poignée, ramonage…) sont à la charge directe du locataire et ne transitent pas par les provisions elles sont simplement effectuées et payées par le locataire.
En résumé
La maîtrise des charges récupérables est une composante essentielle de la gestion locative. Ce qu’il faut retenir :
- Seules les charges listées dans le décret du 26 août 1987 peuvent être récupérées sur le locataire la liste est limitative
- La TEOM est intégralement récupérable, mais le reste de la taxe foncière reste à la charge du bailleur
- Les grosses réparations, l’assurance immeuble et les frais de gestion ne sont jamais récupérables
- Les provisions mensuelles doivent être réalistes et fondées sur les charges réelles de l’année précédente
- La régularisation annuelle est obligatoire en location nue elle doit s’appuyer sur des justificatifs fournis au locataire
- Le droit à régularisation se prescrit 3 ans : ne laissez pas s’accumuler les exercices non régularisés
- En cas de doute sur un poste, vérifiez qu’il figure explicitement dans le décret de 1987 avant de le facturer
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